Tarde o temprano, todo negocio tiene que devolver dinero, y Clover lo hace sencillo una vez que conoce el flujo. Lo primero que hay que entender es la diferencia entre un reembolso y una anulación. Un reembolso devuelve el dinero de una venta que ya se liquidó — el cargo original se publica en la cuenta del cliente y unos días después se envía de vuelta un crédito por separado. Una anulación, en cambio, cancela una venta antes de que se liquide, así que el cargo nunca sale realmente de la cuenta del cliente. Los errores del mismo día casi siempre se manejan mejor como una anulación; cualquier cosa de un día hábil anterior tiene que pasar por el proceso de reembolso que se describe abajo. Siga los cinco pasos en orden y manejará cualquiera de los dos con confianza.
1.Encuentre la transacción original
- Abra la aplicación de Transacciones en su dispositivo Clover. Este es el registro de cada venta que ha realizado su negocio, ordenado de la más reciente a la más antigua. Si sabe aproximadamente cuándo ocurrió la venta, desplácese hasta esa fecha; de lo contrario, use las herramientas de búsqueda o filtro para acotar por cantidad, los últimos cuatro dígitos de la tarjeta o el empleado.
- Toque la transacción que desea reembolsar para abrir su detalle completo. Confirme que la cantidad, la marca de la tarjeta y la fecha coincidan con el recibo del cliente antes de continuar — reembolsar la venta equivocada es el error más común, y detectarlo aquí le ahorra un dolor de cabeza más adelante.
2.Seleccione Reembolso
- Con la transacción abierta, toque el botón de Reembolso. Clover confirmará la tarjeta y la cantidad original liquidada para que vea exactamente qué es elegible para devolverse. Un reembolso devuelve el dinero a la misma tarjeta con la que pagó el cliente — desde esta pantalla no puede redirigirlo a otra tarjeta ni a efectivo.
- Si la venta se hizo más temprano el mismo día y aún no se ha liquidado, considere una anulación en su lugar (vea la nota más abajo). Una anulación es más limpia y rápida porque el cargo nunca llega a salir de la cuenta del cliente.
3.Elija un reembolso total o parcial
- Para un reembolso total, deje la cantidad tal como está y Clover devuelve la venta completa. Para un reembolso parcial — por ejemplo, si el cliente se quedó con un artículo y devolvió otro — toque el campo de la cantidad e ingrese la cifra exacta en dólares que desea devolver. Clover calcula automáticamente el prorrateo del impuesto en las ventas detalladas.
- Verifique bien la cifra en pantalla. Los reembolsos parciales pueden realizarse más de una vez sobre la misma transacción, hasta llegar al total original, así que si devuelve $10 hoy, aún puede reembolsar el saldo restante más adelante si es necesario.
4.Confirme e imprima el recibo
- Toque para confirmar el reembolso. Clover lo procesa en segundos y muestra una aprobación. Algunos dispositivos le pedirán al cliente que acerque o inserte su tarjeta para dirigir el reembolso de vuelta — siga la indicación en pantalla si aparece.
- Ofrezca un recibo de reembolso impreso o por correo electrónico para que el cliente tenga comprobante de que la devolución se emitió. Guarde también su propia copia; un recibo de reembolso que coincida es su mejor evidencia si el cliente luego disputa el cargo con su banco.
5.Anule una venta del mismo día no liquidada
- Si la venta ocurrió hoy y su lote aún no se ha liquidado, abra la transacción y busque la opción de Anular en lugar de Reembolsar. Anular cancela la autorización antes de que se procese, así que el cliente nunca ve el cargo publicado en su estado de cuenta.
- Una vez que un lote se liquida — por lo general durante la noche — la opción de anular desaparece y un reembolso se convierte en su única vía. En caso de duda, anule de inmediato los errores del mismo día y use reembolsos para cualquier cosa de un día hábil anterior.
Una nota sobre los tiempos y la liquidación
Las aprobaciones de reembolso ocurren al instante en el terminal, pero el crédito en sí tarda de dos a cinco días hábiles en reflejarse en el estado de cuenta del cliente — ese retraso lo controla su banco emisor, no su dispositivo Clover. Los reembolsos también se descuentan de su lote entrante, así que mantenga suficiente volumen diario o una cuenta con fondos para cubrir devoluciones grandes. Reduzca los reembolsos y las disputas desde el principio con nuestra guía para prevenir contracargos, y vea toda la línea de equipos en nuestra página de equipos Clover.
